Veranstaltungskonzept realisieren

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Mit der Realisierung des Veranstaltungskonzeptes geht das Event in die „heiße Phase“ über. Es gilt nun, die während der Planungsphase in Absprache mit Behörden, BOS und Dienstleistern erstellten Konzepte in die Tat umzusetzen. Hierzu ist auch weiterhin ein reger Austausch erforderlich, etwa in Form von gemeinsamen Vor-Ort-Terminen, Telefonaten, Besprechungen usw. Auch in dieser Phase können interorganisational genutzte Software-Plattformen[1] die Abstimmungsprozesse enorm vereinfachen und beschleunigen: Im Zuge der Geländebebauung besteht so beispielsweise die Möglichkeit, die einzelnen Bebauungsschritte mit entsprechenden Endgeräten (Smartphones, Tablets, etc.) zu dokumentieren und direkt ins System einzuspeisen. Sofern im Vorfeld verbindliche Dokumentationsrichtlinien vereinbart wurden, können Fortschritt und Ausführung der Umsetzung des Veranstaltungskonzeptes leichter verfolgt werden. Durch die auf diese Weise reduzierte Notwendigkeit von Vor-Ort-Terminen seitens der unterstützenden Behörden können konsekutive Arbeitsschritte schneller eingeleitet und die Umsetzung insgesamt beschleunigt werden. Die einzelnen Schritte der Konzeptrealisierung umfassen maßgeblich die Erschließung des Veranstaltungsgeländes sowie den Aufbau der für die Durchführung erforderlichen InfrastrukturSumme der materiellen, institutionellen und personellen Grundlagen einer Volkswirtschaft, die dazu beitragen, die Angleichung der Faktorenentgelte bei zweckmäßiger Allokation der Produktionsfaktoren, das heißt einen relativ hohen Integrationsgrad und das höchstmögliche Niveau der Wirtschaftsaktivitäten, zu ermöglichen.. Dazu gehört auch die Organisation von Angebotsarten und Verkaufsstellen der Veranstaltungstickets. Für einen raschen Fortschritt dieser Prozesse ist vor allem eine enge Kooperation der Beteiligten aller Organisationen im o.g. Sinn erforderlich. Des Weiteren ist das in die Konzeptentwicklung eingegangene Programm zu finalisieren und im Zuge der nun einzuleitenden Marketingmaßnahmen zu veröffentlichen. Entlang dieser Schritte sollen folgend die für den Prozess der Konzeptrealisierung probaten Kommunikationsobligationen und –Möglichkeiten dargestellt werden.

Wer Mit Wem Was Wie Mit welchem Effekt
VeranstalterDerjenige, der für die jeweilige Veranstaltung die Verantwortung trägt. Behörden
BOS
(PolizeiBehörden des Bundes und der Länder mit Befugnissen zur Aufrechterhaltung der -> ''öffentlichen Sicherheit'' bei -> ''Gefahr'' im Verzug. Der Bund verfügt über die Bundespolizei, den Zoll, das Bundeskriminalamt (BKA) und inspiziert die Bereitschaftspolizeien der Länder. Die Länder verfügen neben der Bereitschaftspolizei über die Schutzpolizei (einschließlich Wasserschutzpolizei) und die Kriminalpolizei. Bundesgrenzschutzverbände und Bereitschaftspolizei sind in Verbänden und Einheiten, Grenzschutzeinzeldienst, Zoll, Schutzpolizei und Kriminalpolizei sowie die Bayerische Grenzpolizei einzeln dienstlich organisiert. Rechtsgrundlagen der Länderpolizeien sind die Polizeiorganisationsgesetze der Länder.
FeuerwehrEine öffentliche oder private Einrichtung zur Abwehr von -> ''Gefahren'' für Leben, Gesundheit und Sachen durch Brände, Explosionen, Überschwemmungen, -> ''Unfälle'' und ähnliche Ereignisse. Daneben kann sie noch andere Aufgaben, insbesondere des vorbeugenden -> ''Brandschutzes'', wahrnehmen. Einzelheiten sind in den gesetzlichen Regelungen der Länder und des Bundes festgelegt. Öffentliche Feuerwehren können aus Berufsfeuerwehren und/oder Freiwilligen Feuerwehren oder auch aus Pflichtfeuerwehren bestehen. Private Feuerwehren können Werkfeuerwehren und Betriebsfeuerwehren sein. Freiwillige Feuerwehren und Pflichtfeuerwehren können in Ortsfeuerwehren (Feuerwehr eines Ortsteils einer Gemeinde) unterteilt sein.
RettungsdienstEine öffentliche Aufgabe der Gesundheitsvorsorge und der -> ''Gefahrenabwehr''; gliedert sich in Notfallrettung und Krankentransport....)
Abstimmung, Beratung, Koordination Maßnahmen
Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine
Medien
F2F-Kommunikation, Telefon, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste
geteilte Informationen über Fortschritt und Ausführung der Umsetzungsarbeiten
Veranstalter Dienstleister
Eigenes Personal
Organisatorische Belange, Abstimmung, Koordination, Maßnahmen
Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine
Medien
F2F-Kommunikation, Telefon, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste
Koordination der Umsetzung des Veranstaltungskonzeptes

Gelände erschließen

Die Erschließung des Veranstaltungsgeländes ist der zentrale Teilprozess in der Realisierung des Veranstaltungskonzeptes. Neben den vorbereitenden Schritten der werden mit der Aufteilung des Geländes und dem Erstellen eines Geländeplanes zentrale Schritte für die Sicherheitsarchitektur der VeranstaltungIm allgemeinen Sinne organisierte Treffen von Menschen über eine bestimmte Zeit an einem bestimmten Ort oder mehreren Orten gleichzeitig zu einem vorher festgelegten Zweck. Sie werden grundsätzlich zeitlich vorher geplant. eingeleitet. Es ist daher von größter Bedeutung, die im Folgenden näher ausgeführten Schritte in enger Abstimmung mit den zuständigen Behörden vorzunehmen und sich bei der Gestaltung des Geländeplanes an den geltenden Normen zu orientieren und sich ggf. von Fachkräften beraten zu lassen.

  • wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste

Beschaffenheit prüfen

  • erneute Kontrolle der in der Planungsphase festgestellten neuralgischen Punkte sowie Prüfung auf weitere potenzielle Problemstellen
  • Prüfung auf wetterabhängige Problemstellen: Wind- und Überschwemmungsschutz etc.
  • Erarbeitung von Kompensationsmöglichkeiten durch Sicherheitsinfrastruktur (Signaletik, Maßnahmen zur Besucherführung etc.) sowie allgemeine bauliche Maßnahmen gemeinsam mit Behördenvertretern und Sachverständigen

Umsetzung entsprechend der Genehmigung vorbereiten

  • Organisation von Material und Personal entsprechend der Auflagen der Genehmigung

Geländeaufteilung festlegen

  • Planung von:
    • Ein- und Ausgängen
    • Wegen
    • Fluchtwegen
    • Parkflächen
    • ggf. Campingplätzen
    • Standorten für:
      • FeuerwacheEine Einrichtung, in der -> ''Einsatzkräfte'', Fahrzeuge und sonstige Ausstattung der -> ''Feuerwehr'' einsatzbereit gehalten werden., SanitätsdienstEhemaliger Fachdienst nach dem Gesetz über die Erweiterung des Katastrophenschutzes (KatSG) vom 9.7.1968, der nach den Katastrophenschutzgesetzen einzelner Länder fortbestehen kann., (mobile) Polizeiwache, KoordinierungskreisI. d. R. der um die -> ''Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS)'' erweiterte -> ''Sicherheitskreis''. Im Koordinierungskreis des -> ''Veranstalters'' haben die Behördenvertreter zunächst eine beratende Funktion. Sollten die Behörden der Gefahrenabwehr (-> ''Polizei'', -> ''Feuerwehr'', -> ''Rettungsdienst'') feststellen, dass es ihrerseits Handlungsbedarf gibt, werden diese ggf. die Führung im Koordinierungskreis als Vorstufe zu einer -> ''Einsatzleitung'' der -> ''polizeilichen'' oder -> ''nichtpolizeilichen Gefahrenabwehr'' übernehmen. Hier ist der Veranstalter anwesend, um Maßnahmen umzusetzen und durch Fachwissen zu unterstützen. Die Führung liegt dann auf Seiten der jeweiligen Gefahrenabwehrbehörde
      • Bühnen, FahrgeschäfteAnlagen, in denen Personen (Fahrgäste) durch eigene oder fremde Kraft in vorgeschriebenen Bahnen oder Grenzen bewegt werden., Festzelte
      • Ver- und Entsorgungsinfrastruktur (Verpflegungsstände, Grillplätze, sanitäre Anlagen)

Geländeplan erstellen

  • Ausarbeitung und Erstellung eines Geländeplanes inklusive aller baulicher Maßnahmen

Infrastruktur aufbauen

  • Koordination und Anleitung des Aufbaus der Veranstaltungsinfrastruktur durch zuständige Dienstleister sowie Veranstalter
  • wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste

Einrichten von Versorgungsleistungen

  • Aufbau von Ver- und Entsorgungsinfrastruktur (Verpflegungsstände, Grillplätze, sanitäre Anlagen) inklusive ausreichender Beschilderung

Zugänge schaffen

  • Einrichtung von Ein- und Ausgängen, Anlieferzonen und Fluchtwegen sowie ausreichender Beschilderung

An- und Abreiseverkehr vorbereiten

  • Einrichten von Parkflächen sowie Zu- und Abfahrtsmöglichkeiten inklusive Wegführung/Beschilderung

Technik aufbauen

  • Aufbau von Bühnen sowie Licht- und Tontechnik (Rigging)
  • Installation von Fahrgeschäften (ausreichende Stromversorgung etc.)

Unterkünfte einrichten

  • Ausbau von Camping- und Stellflächen für ZelteAnlagen, deren Hülle aus Planen (textile Flächengebilde, Folien) oder teilweise auch aus festen Bauteilen besteht, Kfz etc. und Installation entsprechender Wegführung/Beschilderung

Marketingmaßnahmen durchführen

  • Orientierung an Marketingstrategien der Event-Praxis[2]
  • weitestmöglich offene und aktuelle Informierung der BesucherEntspricht im Wesentlichen dem Begriff -> ''Zuschauer'' oder ''Zuhörer'' und meint damit die an der Veranstaltung nur passiv beteiligten Personen. Personen, die über eine Eintrittskarte mit oder ohne Bezahlung Zutritt zur Veranstaltung haben, sind immer Besucher. zu Begebenheiten, Entwicklungen, Vorhaben
  • redundante Verweise auf möglicherweise vorhandene Sicherheitszertifikate von Veranstalter und/oder Veranstaltung
  • Kontakte mit lokalen und überregionalen Medien, zur Sensibilisierung der Besucher gegenüber Sicherheitsthemen → Veranstaltungsinformationen immer auch Sicherheitsinformationen
  • Profilierung als sicherheitsbewusster Veranstalter bzw. sicherheitsbewusste Veranstaltung auch gegenüber einer breiteren Öffentlichkeit
  • Kontakt mit Stakeholdern, Unternehmen und Kommunen zur Organisation von Budgets, Incentives und sonstigen Hilfestellungen zur Förderung von Sicherheits-PR auf dem und um das Veranstaltungsgelände
  • Customer-Relationship-Management (CRM)[3], Corporate Identity und Merchandising als Instrumente für Sicherheitsbotschaften:
    • Veranstaltungsbezogene Audio- und Video-Botschaften mit Sicherheitsthemen kombinieren bzw. flankieren
    • Nutzung aller Möglichkeiten zur Inszenierung der temporären Veranstaltungsgemeinschaft als sicherheitsbewusste Gemeinschaft
  • Einbindung von Besuchern durch (Gewinn-)Spiele mit Incentives (Social Media)
  • wichtigste Medien: Social Media, TV, Radio, Print

Programm finalisieren und veröffentlichen

  • als wichtiges Instrument zur Strukturierung der Veranstaltung ist das Programm gemeinsam mit Sicherheitsinformationen spätestens in der Umsetzungsphase zu finalisieren und veröffentlichen
  • wichtigste Medien: Social Media, TV, Radio, Print

Anbieten und verkaufen

  • Anwerben von Ver- und Entsorgungsdienstleistern (Verpflegung, sanitäre Anlagen, Merchandising etc.)
  • Zuteilung von Standflächen
  • Legen von Anschlüssen (Strom, Wasser)
  • wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste

Interorganisational kooperien

  • Schaffung idealer Bedingungen für Abstimmung des gemeinsamen Handelns aller beteiligten Akteure und Institutionen über Bedarf an und die Verfügbarkeit von Ressourcen-> ''Einsatzkräfte'', Sachmittel bzw. Anlagen und Einrichtungen jeglicher Art zur Verhinderung bzw. Vorbeugung drohender Gefahrenlagen oder Milderung bzw. Beseitigung von -> ''Schäden'' bei eingetretenen Ereignissen. (Material, Raum, Zeit, Ausführungsinstanzen)sowie aktuelle Informationen zum Stand der Umsetzung
  • Etablierung von Kommunikationsroutinen (gefestigte Kenntnisse in der Benutzung der Kommunikationsinfrastruktur, geklärte Zuständigkeiten)
  • wichtigste Medien: E-Mail, Telefon, F2F-Kommunikation, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste

Einzelnachweise

  1. vgl. http://www.uni-siegen.de/fb5/wirtschaftsinformatik/paper/2013/crisisprevention2013_sicherheitsarena.pdf
  2. siehe hierfür z. B. Sokkar, S.: Eventmarketing - theoretischer Teil, in: Dannhäuser, R., Hrsg., Eventkommunikation. Stuttgart: Deutscher Sparkassen Verlag 2008, S. 15-42.; Schaumlöffel, M.: Marken erleben: Signalisation, Emotion, Interaktion und Information im Eventmarketing, ebd., S. 75-112 und Klein, C.: Eventmanagement in der Praxis. Bonn: interna 2008.
  3. vgl. z. B. Bruhn, M.: Kundenorientierung: Bausteine für ein exzellentes Customer Relationship Management. München: C.H.Beck 2012.



Autor: Toni Eichler (Universität Siegen)