An- und Abreise managen

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Neben Informierung der an- bzw. abreisenden BesucherEntspricht im Wesentlichen dem Begriff -> ''Zuschauer'' oder ''Zuhörer'' und meint damit die an der Veranstaltung nur passiv beteiligten Personen. Personen, die über eine Eintrittskarte mit oder ohne Bezahlung Zutritt zur Veranstaltung haben, sind immer Besucher. und den Abstimmungsprozessen mit BOS und ÖP(N)V obliegt dem VeranstalterDerjenige, der für die jeweilige Veranstaltung die Verantwortung trägt. in der An-/Abreisephase auch die Koordination mit eigenen Kräften sowie Dienstleistern. Zentral ist in diesen Phasen vor allem die Steuerung der Aktivitäten von Ordnungs-/Sicherheitsdienst sowie ggf. Lotsen. Als Mitarbeiter mit direktem Besucherkontakt können sie die An-/Abreisephase maßgeblich beeinflussen und sind entsprechend zu instruieren. Entscheidend für eine effiziente Lenkung des An-/Abreiseverkehrs ist der stete Informationsaustausch und die Abstimmung des Vorgehens mit den beteiligten BOS. In der An-/Abreisephase sind also nicht nur interne, sondern auch externe Kommunikationsobligationen zu beachten.[1]

Wer Mit Wem Was Wie Mit welchem Effekt
Veranstalter BOS
(PolizeiBehörden des Bundes und der Länder mit Befugnissen zur Aufrechterhaltung der -> ''öffentlichen Sicherheit'' bei -> ''Gefahr'' im Verzug. Der Bund verfügt über die Bundespolizei, den Zoll, das Bundeskriminalamt (BKA) und inspiziert die Bereitschaftspolizeien der Länder. Die Länder verfügen neben der Bereitschaftspolizei über die Schutzpolizei (einschließlich Wasserschutzpolizei) und die Kriminalpolizei. Bundesgrenzschutzverbände und Bereitschaftspolizei sind in Verbänden und Einheiten, Grenzschutzeinzeldienst, Zoll, Schutzpolizei und Kriminalpolizei sowie die Bayerische Grenzpolizei einzeln dienstlich organisiert. Rechtsgrundlagen der Länderpolizeien sind die Polizeiorganisationsgesetze der Länder.
FeuerwehrEine öffentliche oder private Einrichtung zur Abwehr von -> ''Gefahren'' für Leben, Gesundheit und Sachen durch Brände, Explosionen, Überschwemmungen, -> ''Unfälle'' und ähnliche Ereignisse. Daneben kann sie noch andere Aufgaben, insbesondere des vorbeugenden -> ''Brandschutzes'', wahrnehmen. Einzelheiten sind in den gesetzlichen Regelungen der Länder und des Bundes festgelegt. Öffentliche Feuerwehren können aus Berufsfeuerwehren und/oder Freiwilligen Feuerwehren oder auch aus Pflichtfeuerwehren bestehen. Private Feuerwehren können Werkfeuerwehren und Betriebsfeuerwehren sein. Freiwillige Feuerwehren und Pflichtfeuerwehren können in Ortsfeuerwehren (Feuerwehr eines Ortsteils einer Gemeinde) unterteilt sein.
RettungsdienstEine öffentliche Aufgabe der Gesundheitsvorsorge und der -> ''Gefahrenabwehr''; gliedert sich in Notfallrettung und Krankentransport....)
Abstimmung, Koordination, Planung, (LageBeschreibung der bestehenden Situation, ein-schließlich: allgemeine Lage, -> ''Schadenslage'', Möglichkeiten der Schadensabwehr, eigene Lage.-)Informationen, Risikoeinschätzung Maßnahmen
Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine, Soft- und Hardwarelösungen
Medien
F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, E-Mail, Software-Plattformen[2], (integrierte) Messenger-Dienste
geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung der Veranstaltungssicherheit
Veranstalter Dienstleister
Eigenes Personal
Ordnungsdienst
Brandsicherheitswache
SanitätsdienstEhemaliger Fachdienst nach dem Gesetz über die Erweiterung des Katastrophenschutzes (KatSG) vom 9.7.1968, der nach den Katastrophenschutzgesetzen einzelner Länder fortbestehen kann.
Organisatorische Belange, Informationen zur Veranstaltungsordnung, Koordination, (Lage-)Informationen Maßnahmen
Besprechungen, Treffen, Vor-Ort-Termine, Soft- und Hardwarelösungen
Medien
F2F-Kommunikation, Telefon, Funk, Durchsagen, E-Mail, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste
geteilte, aktuelle Lageinformation, Gewährleistung des Veranstaltungsablaufs, effiziente Koordination von Arbeitskräften
Veranstalter ÖP(N)V Regelung des Personen(nah)verkehrs, Einführung zusätzlicher Verkehrsmittel, Änderung der Ankunfts- und Abfahrzeiten, Anfahrtswege, Ansprechpartner, Kommunikationsmaßnahmen Maßnahmen
Besprechungen, Soft- und Hardwarelösungen
Medien
F2F-Kommunikation, Telefon, Software-Plattformen, (integrierte) Messenger-Dienste, Funk, E-Mail
möglichst reibungsloser Anreiseverkehr, Bereitstellung ausreichender Kapazitäten
Veranstalter Besucher aktuelle Verkehrsinformationen, Behinderungen und Probleme im An- und Abreiseverkehr, Parksituation, Aktuelle Wetter- und Veranstaltungsinformationen Maßnahmen
Soft- und Hardwarelösungen
Medien
Radio, Telefon, SMS, E-Mail, VeranstaltungIm allgemeinen Sinne organisierte Treffen von Menschen über eine bestimmte Zeit an einem bestimmten Ort oder mehreren Orten gleichzeitig zu einem vorher festgelegten Zweck. Sie werden grundsätzlich zeitlich vorher geplant.-Apps, (integrierte) Messenger-Dienste, Social Media
Lösung problematischer Situationen im An- und Abreiseverkehr, adäquate Verkehrsführung, Bereitstellung zusätzlicher Kapazitäten im ÖP(N)V, aktuelle Verkehrslageinformation für die Veranstaltungsverantwortlichen

An- und Abreiseverkehre managen

Beschilderung auf dem Chiemsee Reggae Summer 2013
Bauliche Abtrennung der Fahrspuren des Weges zum Festivalgelände beim Chiemsee Reggae Summer 2013
  • Customer-Relationship-Management (CRM)[3], Corporate Identity und Merchandising als Instrumente für die Lenkung des Anreiseverkehrs:
    • Platzierung von Wegeskizzen und Orientierungspunkten auf Plakaten, Bannern, Tickets und in den sozialen Medien
    • Integration einer KartenMit topographischem wie thematischem Inhalt bieten Karten für den vorbeugenden -> ''Katastrophenschutz'' (Gefahrenquellen) und für die Katastrophenbewältigung bedeutenden Anwendungsmöglichkeiten u.a. in den Bereiche Orientierung, Planung und Auswertung. Die Kartenleser interpretieren die geographischen Gegebenheiten in einem räumlichen Zusammenhang (Lagekarte).- und Navigations-Komponente in die Veranstaltungs-App
    • Aufwertung bestehenden Kartenmaterials (Google Maps etc.) mit veranstaltungsspezifischen POIs
  • Anwendung von (Zusatz-)Beschilderung, Handzeichen und verbalen Kommunikationsstrategien zur Regulation des Verkehrs, ggf. Orientierung an Maßgaben der Polizei
  • Zusatzbeschilderung mit Informationen zu Art, Dauer und Ausweichmöglichkeiten der veranstaltungsbedingten Verkehrsänderungen
  • Die Anweisungen sollten stets freundlich, einfach, klar und verständlich sein
  • Zu gewährleisten sind kompetente Informationen zu temporären Straßensperrungen oder Einbahnstraßenregelungen für Veranstaltungsbesucher und Passanten rund um das Veranstaltungsgelände
  • Errichten von Straßen- und Zuwegesperrungen mit entsprechender Beschilderung sowie ggf. EinsatzAufgrund eines Auftrages, -> ''Befehls'' oder eigenen Entschlusses ausgelöste Tätigkeit von Einzelpersonen, Einheiten oder/und Einrichtungen des Zivilschutzes zur Hilfeleistung und Schadensbekämpfung. von Personal zu Kontroll- und Überwachungszwecken
  • Kompetente Auskunft auf Fragen (nach dem Weg etc.) → entsprechende Personalplanung Voraussetzung
  • wiederholte Ausgabe aktueller Informationen über alle verfügbaren Medien
  • Kombination mit konkreten Verhaltensanweisungen (zu notwendigen Umwegen, Änderungen bei Ein- und Ausgängen etc.)

Warteschlangen managen

Einlasssituation beim Wacken Open Air 2013

Nach einer u.U. stressigen Anreise sind Warteschlangen am EinlassBegrüßung der Gäste/Teilnehmer eines Events und Geleiten in die -> ''Location''. Je nach Veranstaltungsart unterscheiden sich die Anforderungen an die Mitarbeiter des Einlasses. ''Anmerkung'': Bei geschlossenen Veranstaltungen werden die Gäste in der Regel persönlich begrüßt. Die mitgebrachten Einladungen werden mit der Gästeliste verglichen, und dem Gast werden weitere Informationen zur Veranstaltung übergeben. Öffentliche Veranstaltungen zeichnen sich durch eine höhere Sicherheitskontrolle aus. Eintrittskarten werden kontrolliert und Personenkontrollen durchgeführt, damit keine verbotenen Gegenstände (Waffen, Flaschen oder Kameras) in die Location mitgenommen werden. Am Einlass bekommt der Gast/Teilnehmer den ersten Eindruck vom Event. Daher ist hier besonders auf die optische Gestaltung und auf einen reibungslosen Ablauf des Einlasses zu achten. Menschenschlangen am Einlass können bei -> ''Notfällen'' ein enormes Sicherheitsrisiko darstellen. ein für die Stimmung der Besucher kritischer Punkt auf dem Weg zur Veranstaltung, den es möglichst zu vermeiden oder zumindest so angenehm und kurz wie möglich zu gestalten gilt. In kommunikativer Hinsicht bieten sich folgende Maßnahmen für eine Begleitung (notwendiger) Wartezeiten an:

  • stilistisch zur Veranstaltung passende Hintergrundmusik
  • Schilder oder Anzeigen mit der ungefähren Restwartezeit (bei entsprechender Länge der Schlange)
  • Verkürzung der gefühlten Wartezeit durch Involvierung der Wartenden in kurze Spiele, die Verteilung kleiner Incentives etc.
  • Installation von Monitoren mit Veranstaltungs- und Sicherheitsinformationen im Sichtbereich der Wartenden
  • wichtigste Medien: Durchsagetechnik, Monitore, Social Media, Apps

Einzelnachweise

  1. Dies gilt insbesondere im Krisenfall. Siehe hierzu Krisenkommunikation.
  2. vgl. http://www.uni-siegen.de/fb5/wirtschaftsinformatik/paper/2013/crisisprevention2013_sicherheitsarena.pdf
  3. vgl. z. B. Bruhn, M.: Kundenorientierung: Bausteine für ein exzellentes Customer Relationship Management. München: C.H.Beck 2012.



Autor: Toni Eichler (Universität Siegen)